Polityka Prywatności

I. Definicje

  1. Administrator– Jastim Sp. z o.o. z siedzibą przy Al. Jerozolimskie 144, 02-305 Warszawa, NIP: 5262499368, KRS: 0000190102.
  2. Dane osobowe– informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej; możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować poprzez jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość, w tym IP urządzenia, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy oraz informacje gromadzone za pośrednictwem plików cookie oraz innej podobnej technologii.
  3. RODO– Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
  4. Polityka– niniejsza Polityka prywatności.
  5. Użytkownik– każda osoba fizyczna odwiedzająca Serwis lub korzystająca z jednej albo kilku usług czy funkcjonalności opisanych w Polityce a także osoba fizyczna której dotyczą dane osobowe przetwarzane przez Administratora, np. odwiedzająca lokal Administratora lub kierująca do niego zapytanie w formie e-maila czy kontaktu telefonicznego.
  6. Serwis– serwis internetowy prowadzony przez Administratora pod adresem https://jastim.pl/

II. Wprowadzenie

  1. Celem niniejszej Polityki jest określenie zasad, sposobu przetwarzania oraz wykorzystywania danych osobowych Użytkowników. Polityka zawiera również informacje dotyczące uprawnień osób fizycznych w odniesieniu do udostępnionych przez nich danych osobowych. Podstawę prawną Polityki stanowi Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, a także Ustawa o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r. (Dz. U. 2018 poz. 1000). Niniejsza Polityka stanowi realizację przez Administratora obowiązków wynikających z art. 12, 13 i 14 RODO.
  2. Polityka ma zastosowanie do każdej strony internetowej, aplikacji lub usługi odsyłającej do tej informacji, a także do danych przekazywanych za ich pośrednictwem, drogą telefoniczną, elektroniczną bądź osobiście w siedzibie Administratora. Prosimy o zwrócenie uwagi, że opuszczając stronę internetową Administratora Użytkownik przechodzi w obszar, w którym nie obowiązuje Polityka. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za zasady polityki prywatności obowiązujące na stronach obsługiwanych przez inne podmioty.
  3. W związku z prowadzoną przez Administratora działalnością gospodarczą oraz korzystaniem przez Użytkownika z Serwisu, Administrator zbiera dane w zakresie niezbędnym do świadczenia poszczególnych oferowanych usług, a także informacje o aktywności Użytkownika w Serwisie. Poniżej zostały opisane szczegółowe zasady oraz cele przetwarzania Danych osobowych.

III. Kontakt z Administratorem i Inspektorem Ochrony Danych

We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można skontaktować się z Administratorem na ww. adres siedziby lub poprzez e-mail iodo@jastim.pl

Administrator powołał Inspektorkę Ochrony Danych w osobie Katarzyny Ułasiuk – Delamare, oraz Zastępcę Inspektor Ochrony Danych w osobie Pawła Wojciechowskiego. Można się z nimi skontaktować pod adresem e-mail: iodo@jastim.pl lub korespondencyjnie na adres Administratora wskazany powyżej z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych”.

IV. Cele i podstawy prawne przetwarzania Danych osobowych

Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z profilem działalności, we wskazanych poniżej celach. Jeżeli ze względu na przepisy prawa, właściwości usługi lub konieczności jej rozliczenia zaistnieje potrzeba przetwarzania innych danych osobowych osób, których dane dotyczą, Administrator może je przetwarzać w niezbędnym zakresie.

Korzystanie z Serwisu

Dane osobowe wszystkich osób korzystających z Serwisu (w tym adres IP lub inne identyfikatory oraz informacje gromadzone za pośrednictwem plików cookies czy innych podobnych technologii), przetwarzane są przez Administratora:

  1. w celu świadczenia usług drogą elektroniczną w zakresie udostępniana Użytkownikom treści gromadzonych w Serwisie – wówczas podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
  2. w celach analitycznych i statystycznych – wówczas podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na prowadzeniu analiz aktywności Użytkowników, a także ich preferencji w celu poprawy stosowanych funkcjonalności i świadczonych usług;
  3. w celu ewentualnego ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na ochronie jego praw.

Aktywność Użytkownika w Serwisie, w tym jego dane osobowe, są rejestrowane w logach systemowych (specjalnym programie komputerowym służącym do przechowywania chronologicznego zapisu zawierającego informację o zdarzeniach i działaniach, które dotyczą systemu informatycznego służącego do świadczenia usług przez Administratora). Zebrane w logach informacje przetwarzane są przede wszystkim w celach związanych ze świadczeniem usług. Administrator przetwarza je również w celach technicznych, administracyjnych, na potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa systemu informatycznego oraz zarządzania tym systemem, a także w celach analitycznych i statystycznych – w tym zakresie podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Rekrutacja
Jeśli odpowiadasz na naszą ofertę pracy Twoje Dane osobowe przetwarzane są w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji na stanowisko oferowane w naszych strukturach i wyboru odpowiedniej osoby do zatrudnienia na stanowisku określonym w ofercie pracy, w tym oceny kwalifikacji, zdolności i umiejętności kandydata do pracy. Dane te pozyskaliśmy bezpośrednio od Ciebie.

Podstawą prawną przetwarzania Twoich Danych osobowych w zakresie wynikającym z art. 22(1) Kodeksu pracy jest obowiązek prawny spoczywający na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO); w przypadku podania danych osobowych w zakresie szerszym niż określony w przepisach prawa pracy oraz w sytuacji kiedy oferujemy Ci zatrudnienie na innej podstawie niż umowa o pracę w związku z czym kodeks pracy nie będzie miał zastosowania, podstawą prawną przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Jeśli dostarczasz nam swoją aplikację, lecz aktualnie nie prowadzimy rekrutacji Twoje Dane osobowe przetwarzane są w celu przeprowadzenia przyszłych procesów rekrutacji i wyboru odpowiedniej osoby do zatrudnienia na wolnym stanowisku, w tym oceny kwalifikacji, zdolności i umiejętności kandydata do pracy.

Podstawą prawną przetwarzania Twoich Danych osobowych na potrzeby przyszłych rekrutacji jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Przesłanie do nas dokumentów aplikacyjnych traktujemy jako równoznaczne z wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych w nich zawartych.

Przesyłanie informacji handlowych/marketingowych

W przypadku wyrażenia zgody na otrzymywanie od Administratora informacji marketingowych/ handlowych drogą elektroniczną i/lub telefoniczną Dane osobowe są przetwarzane w celu dostarczenia w/w informacji.

Podstawą prawną przetwarzania Danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora w związku z wyrażoną zgodą – art. 6 ust. 1 lit. f RODO, polegający na dostarczeniu wnioskowych przez Użytkownika treści.

Formularz kontaktowy

Administrator zapewnia możliwość skontaktowania się z nim przy wykorzystaniu elektronicznych formularzy kontaktowych. Skorzystanie z formularza wymaga podania danych osobowych niezbędnych do nawiązania kontaktu z Użytkownikiem i udzielenia odpowiedzi na zapytanie. Użytkownik może podać także inne dane w celu ułatwienia kontaktu lub obsługi zapytania. Podanie danych oznaczonych jako obowiązkowe jest wymagane w celu przyjęcia i obsługi zapytania, a ich niepodanie skutkuje brakiem możliwości obsługi. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne.

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora – art. 6 ust. 1 lit. f RODO, polegający na zapewnieniu obsługi wiadomości i udzieleniu odpowiedzi na wynikające z niej pytania.

Korespondencja mailowa i tradycyjna

W przypadku kierowania do Administratora za pośrednictwem poczty e-mail lub tradycyjnej korespondencji niezwiązanej z usługami świadczonymi na rzecz nadawcy lub inną zawartą z nim umową, dane osobowe zawarte w tej korespondencji są przetwarzane wyłącznie w celu komunikacji i rozwiązania sprawy, której dotyczy korespondencja.

Podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na prowadzeniu korespondencji kierowanej do niego w związku z jego działalnością gospodarczą.

Kontakt telefoniczny

W przypadku kontaktowania się z Administratorem drogą telefoniczną, w sprawach niezwiązanych z zawartą umową lub świadczonymi usługami, Administrator może żądać podania danych osobowych tylko wówczas, gdy będzie to niezbędne do obsługi sprawy, której dotyczy kontakt. Podstawą prawną jest w takim wypadku prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na konieczności rozwiązania zgłoszonej sprawy związanej z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą.

Zbieranie danych w ramach kontaktów biznesowych

W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Administrator zbiera dane osobowe np. podczas spotkań biznesowych czy poprzez wymianę wizytówek – w celach związanych z inicjowaniem i utrzymywaniem kontaktów biznesowych.

Takie dane osobowe są przetwarzane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora oraz jego kontrahenta (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegającego na tworzeniu sieci kontaktów w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Przetwarzanie danych w związku ze świadczeniem usług czy wykonywaniem innych praw
W razie zbierania danych dla celów związanych z wykonaniem konkretnej umowy, Administrator przekazuje osobie, której dane dotyczą, szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania jej danych osobowych w momencie zawierania umowy lub w momencie pozyskania danych osobowych w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne w celu podjęcia przez Administratora działań na żądanie Podmiotu danych, przed zawarciem umowy.

Przetwarzanie danych osobowych klientów Administratora lub członków personelu kontrahentów.
W związku z zawieraniem umów w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, Administrator pozyskuje od kontrahentów / klientów dane osób zaangażowanych w realizację takich umów (np. dane osób uprawnionych do kontaktu, wykonujących zlecenia itp.). Zakres przekazywanych danych jest w każdym wypadku ograniczony do stopnia niezbędnego dla wykonania umowy i zazwyczaj nie obejmuje innych informacji niż imię i nazwisko oraz służbowe dane kontaktowe.
Takie dane osobowe są przetwarzane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora oraz jego kontrahenta (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegającego na umożliwieniu prawidłowego i efektywnego wykonywania umowy.

Realizacja obowiązków prawnych nałożonych na Administratora

Administrator przetwarza Dane osobowe Użytkowników w związku z realizacja obowiązków prawnych na niego nałożonych, dotyczących m. in. prowadzenia rachunkowości i dokumentacji księgowej, a także realizacji praw osób, których dane dotyczą.

Takie dane osobowe są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze.

Ustalenie, dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami

W celu ustalenia, dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami, w tym udokumentowanie zgłoszonych sprzeciwów wobec przetwarzania danych osobowych, będą przetwarzane dane osobowe Użytkowników, jakie zostały przez nich przekazane Administratorowi.

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, który pozwala na przetwarzanie danych osobowych w celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, będące realizacją prawnie uzasadnionego interesu Administratora.

Portale społecznościowe

Facebook
W ramach prowadzenia przez Administratora konta na portalu Facebook przetwarza są dane osób, które:

  1. dokonały subskrypcji fanpage poprzez kliknięcie ikony „Lubię to” lub „Obserwuj”;
  2. opublikowały swój komentarz, pod którymkolwiek z postów zamieszczonych na fanpage’u.

Administrator przetwarza następujące rodzaje danych osobowych:

  1. identyfikator Facebooka (zazwyczaj zawierający imię i nazwisko lub nick);
    zdjęcie profilowe;
  2. inne zdjęcia (które również mogą przedstawiać wizerunek);
  3. treść komentarzy.
  4. dane statystyczne, dotyczące osób odwiedzających fanpage’a dostępne za pomocą funkcji „Facebook Insights”, gromadzone dzięki plikom cookies.

Administrator przetwarza powyżej wskazane dane osobowe na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegającego na: prowadzeniu fanpage pod nazwą „Jastim Transport – Spedycja” na portalu społecznościowym Facebook, na warunkach oraz na zasadach określonych przez portal Facebook i informowania za jego pomocą o aktywności Administratora, promowaniu wydarzeń i marki, produktów oraz usług, budowaniu i utrzymaniu społeczności z Administratorem oraz w celu komunikacji za pośrednictwem dostępnych funkcjonalności serwisu Facebook (komentarze, wiadomości), prowadzeniu statystyk (poprzez analizę danych na temat aktywności użytkowników fanpage’a), ewentualnym ustalaniu, dochodzeniu lub obronie przed roszczeniami.

Dane osobowe są także przetwarzane na podstawie odrębnie udzielonej zgody w zakresie i celu określonym w treści zgody i przez czas do wycofania zgody (podstawa z art. 6 ust. 1 lit a. lub art. 9 ust. 2 lit. a RODO) jak również na podstawie wymogów ustawowych w celu wypełnienia przez Administratora obowiązków prawnych wynikających z przepisów prawa (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Dodatkowo Administrator wskazuje, iż wraz z Facebook Ireland Limited pełnią funkcję współadministratorów w zakresie przetwarzania danych na potrzeby statystyk. Więcej na temat przetwarzania danych na potrzeby statystyk strony znajdą Państwo pod linkiem:
https://www.facebook.com/legal/terms/information_about_page_insights_data

V. Odbiorcy Danych osobowych

W związku z prowadzeniem działalności wymagającej przetwarzania danych osobowych, dane osobowe mogą być ujawniane zewnętrznym podmiotom.

Odbiorcami danych osobowych powierzonych Administratorowi przez osoby, których dane dotyczą są następujące podmioty, którym przekazywane są dane osobowe w minimalnym zakresie, niezbędnym do realizacji celu/celów w jakim dane zostały pozyskane:

Administrator oświadcza, że nie sprzedaje, nie udostępnia i nie przekazuje zgromadzonych do przetwarzania danych osobowych innym osobom lub instytucjom, chyba, że nastąpi to za wyraźną zgodą lub na życzenie osób, których dane dotyczą, albo też na żądanie uprawnionych na podstawie ustawy organów państwowych na potrzeby prowadzonych przez nie postępowań lub działań związanych z bezpieczeństwem lub obronnością, dla określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego, gdy jest to niezbędne do wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów Administratora.

VI. Przekazywanie danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

Poziom ochrony danych osobowych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG) różni się od tego zapewnianego przez prawo europejskie. Z tego powodu Administrator przekazuje dane osobowe poza EOG tylko wtedy, gdy jest to konieczne, i z zapewnieniem odpowiedniego stopnia ochrony, przede wszystkim poprzez:

  1. współpracę z podmiotami przetwarzającymi dane osobowe w państwach, w odniesieniu do których została wydana stosowna decyzja Komisji Europejskiej dotycząca stwierdzenia zapewnienia odpowiedniego stopnia ochrony Danych osobowych;
  2. stosowanie standardowych klauzul umownych wydanych przez Komisję Europejską;
  3. stosowanie wiążących reguł korporacyjnych, zatwierdzonych przez właściwy organ nadzorczy.

VII. Okres przetwarzania Danych osobowych

Administrator przetwarza pozyskane dane osobowe przez okres niezbędny do realizacji celu/celów dla jakich zostały przekazane. Okres przetwarzania danych jest związany z celami i podstawami ich przetwarzania, w związku z czym:

Okres przetwarzania danych może być przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia lub dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami, a po tym okresie – jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa. Po upływie okresu przetwarzania dane są nieodwracalnie usuwane lub anonimizowane.

VIII. Pliki cookies

Pliki cookies (ciasteczka) to małe pliki wysyłane przez serwer internetowy do przeglądarki Użytkownika i przechowywane na jego komputerze. Ciasteczka pomagają Administratorowi analizować ruch sieciowy i rozpoznają, która część strony internetowej była odwiedzana. Pliki cookies w żaden sposób nie umożliwiają Administratorowi dostępu do komputera lub informacji o Użytkownikach, za wyjątkiem informacji o tym, w jaki sposób korzystano ze strony internetowej oraz danych osobowych, które Użytkownicy udostępniają automatycznie ze względu na ustawienia przeglądarki.

Administrator stosuje sesyjne i stałe pliki cookies. Sesyjne pliki cookies są plikami tymczasowymi, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika do czasu wylogowania lub opuszczenia strony internetowej. Stałe pliki cookies umożliwiają Administratorowi rozpoznanie Państwa przeglądarki podczas następnej wizyty na stronach internetowych administrowanych przez Administratora i dostosowanie Serwisów do potrzeb Użytkowników (np. zapamiętanie preferowanego języka lub rozmiaru czcionki), a także w celach statystycznych. Stałe pliki cookies pozostają w pamięci Państwa urządzenia peryferyjnego do momentu ich usunięcia. Korzystając z Serwisu, Użytkownik wyraża zgodę na umieszczanie plików cookies na jego komputerze lub innym urządzeniu w podanych wyżej celach. Jeżeli Użytkownik nie wyrazi zgody na otrzymywanie plików cookies, może nimi zarządzać i kontrolować je poprzez ustawienia swojej przeglądarki. Należy jednak pamiętać, że usunięcie bądź zablokowanie plików cookies może wpłynąć na sposób korzystania z Serwisu Administratora.

W celu monitorowania i ulepszania strony internetowej gromadzone są zbiorcze informacje na temat Użytkowników w momencie przeglądania strony internetowej, w tym szczegóły dotyczące systemu operacyjnego, wersji przeglądarki, nazwy domeny, adresu IP, adresu URL Użytkownika, z którego trafia na stronę internetową Administratora i pod który się udaje oraz które podstrony strony internetowej zostały odwiedzone. Administrator może prowadzić ogólne statystyki, zbierać dane dotyczące ruchu sieciowego na stronie internetowej oraz informacje o spokrewnionych stronach i udostępniać te dane zbiorcze osobom trzecim w celach marketingowych, reklamowych lub w innych celach promocyjnych, niemniej jednak te dane zbiorcze nie zawierają żadnych danych osobowych. Do celów statystycznych Administrator korzysta z usług takich dostawców jak: Google Analytics.

IX. Prawa podmiotów danych

Administrator realizuje przysługujące osobom, których dane dotyczą uprawnienia związane z przetwarzaniem ich danych osobowych. W szczególności każdemu podmiotowi danych przysługuje prawo do:

W przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora, podmiotowi danych przysługuje prawo do wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, bez konieczności uzasadniania swojej decyzji, szczególnie w przypadku, gdy prawnie uzasadniony interes polega na prowadzeniu działań związanych z marketingiem bezpośrednim.

Zgoda wyrażona przez podmioty danych za pośrednictwem Serwisów internetowych może zostać w dowolnym momencie wycofana, co nie wpłynie na zgodność z prawem przetwarzania danych, których dokonano przed jej wycofaniem.

Administrator informuje, że nie ma obowiązku usunięcia danych (czyli realizacji „prawa do bycia zapomnianym”) w przypadku, gdy przetwarzanie danych jest niezbędne do:

Powyższe uprawnienia, a także zamiar wycofania zgody mogą zostać zrealizowane poprzez przesłanie stosownego żądania drogą elektroniczną na adres poczty wskazany w punkcie III Polityki bądź listownie na adres siedziby Administratora podany w punkcie I oraz III Polityki.

W każdym przypadku uznania, że prawa osoby fizycznej wynikające z przepisów prawa i Polityki są naruszane, Użytkownikom przysługuje prawo do wniesienia skargi do Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie przy ul. Stawki 2, https://www.uodo.gov.pl/pl/p/kontakt.

X. Bezpieczeństwo Danych osobowych

Administrator zapewnia bezpieczeństwo danych osobowych przed bezprawnym ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, przejęciem danych przez osoby nieupoważnione, zniszczeniem, utratą, uszkodzeniem lub zmianą oraz przetwarzaniem danych osobowych w sposób niezgodny z przepisami RODO.

Administrator danych podejmuje w celu zabezpieczenia powierzonych danych osobowych środki techniczne i organizacyjne spełniające wymogi RODO, w szczególności środki wymienione w art. 24 oraz art. 32 RODO, zapewniające poufność, integralność i dostępność usług przetwarzania przekazanych danych osobowych.

XI. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Państwa dane mogą być przetwarzane przez Administratora w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania. Jednak decyzje dotyczące indywidualnej osoby, związane z tym przetwarzaniem nie będą zautomatyzowane.

XII. Postanowienia końcowe

W zakresie nieuregulowanym niniejszą Polityką obowiązują unijne i krajowe przepisy z zakresu ochrony danych osobowych.

Data ostatniej aktualizacji Polityki: 18.02.2025 r.

I.     PRZEDMIOT / CEL

Niniejsza Polityka Ochrony Danych Osobowych Jastim  powstała w oparciu o analizę charakteru, zakresu, kontekstu i celów przetwarzania oraz ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie i wadze zagrożenia. Jej podstawowym celem jest uregulowanie wszystkich obszarów, które odnoszą się do procesów przetwarzania danych oraz przyjętych w Jastim środków technicznych i organizacyjnych.

II.   ODPOWIEDZIALNOŚĆ

  1. Nadzór nad aktualnością niniejszego dokumentu sprawuje Zarząd Jastim oraz IOD.
  2. Każdorazowa zmiana bądź aktualizacja niniejszej polityki wymaga konsultacji z powołanym w Jastim inspektorem ochrony danych (IOD).

III. ZAWARTOŚĆ

Rozdział 1. Słowniczek

Przez użyte w Polityce Ochrony Danych Osobowych (PODO) terminy należy rozumieć:

Rozdział 2. Podstawy prawne

Niniejsza Polityka Ochrony Danych Osobowych opiera się na:

  1. Wytyczne dotyczące inspektorów ochrony danych (‘DPO’) z dnia 13 grudnia 2016 r.;
  2. Wytyczne dotyczące oceny skutków dla ochrony danych (DPIA) oraz ustalenia, czy przetwarzanie „z dużym prawdopodobieństwem może powodować wysokie ryzyko” do celów rozporządzenia 2016/679 z dnia 4 kwietnia 2017 r.;
  3. Wytyczne dotyczące prawa do przenoszenia danych z dnia 13 grudnia 2016 r.;
  4. Wytyczne dotyczące ustalenia wiodącego organu nadzorczego właściwego dla administratora lub podmiotu przetwarzającego z dnia 13 grudnia 2016 r.

Rozdział 3. Deklaracja stosowania

Rozdział 4. Cel i zakres PODO

 

Rozdział 5. Czynniki zewnętrzne i wewnętrzne istotne dla celu działania Jastim

 

  1. powszechnie obowiązujące przepisy prawa w zakresie ochrony danych osobowych;
  2. pozycja rynkowa Jastim;
  3. współpraca z innymi podmiotami i partnerami biznesowymi;
  4. oczekiwania klientów, kontrahentów.
    • Czynniki wewnętrzne mające wpływ na działalność Jastim (kontekst wewnętrzny) w zakresie dotyczącym bezpieczeństwa danych osobowych:
  5. wewnętrzne regulacje i procedury obowiązujące w Jastim;
  6. struktura organizacyjna Jastim;
  7. zobowiązania i uprawnienia Jastim wynikające z zawartych umów i porozumień;
  8. cele opisane w niniejszej PODO.

Rozdział 6. Role i odpowiedzialność za bezpieczeństwo danych osobowych

 

Szczególna rola i odpowiedzialność za bezpieczeństwo danych osobowych spoczywa na:

  1. Zarządzie Jastim;
  2. Dyrektorach/Managerach poszczególnych działów;
  3. Dziale IT;
  4. Inspektorze Ochrony Danych (IOD).
  1. prawna odpowiedzialność za funkcjonowanie Jastim, w tym również za przestrzeganie wymagań związanych z zabezpieczeniem danych osobowych i systemów teleinformatycznych;
  2. zatwierdzanie i publikowanie dokumentów i procedur związanych z ochroną danych osobowych dotyczących wszystkich pracowników i współpracowników Jastim;
  3. zapewnienie wsparcia organizacyjno-finansowego przy wdrażaniu mechanizmów zabezpieczenia danych osobowych i systemów teleinformatycznych;
  4. zapewnienie odpowiednich pomieszczeń (stosownie zabezpieczonych i wyposażonych) do procesu przetwarzania i przechowywania danych osobowych;
  5. uwzględnianie kryterium wiarygodności zatrudnianych pracowników i współpracowników przy rekrutacji na stanowiska związane z dostępem do krytycznych danych osobowych lub z administracją krytycznych komponentów systemów teleinformatycznych;
  6. zaznajomienie pracowników i współpracowników z prawnymi oraz pracowniczymi konsekwencjami naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych (za pośrednictwem IOD);
  7. zapewnienie pracownikom i współpracownikom szkoleń w zakresie  poszerzania wiedzy i świadomości związanej z bezpieczeństwem danych osobowych oraz stosowanymi rozwiązaniami używanymi w celu utrzymania bądź zapewnienia odpowiedniego poziomu zabezpieczeń stosowanych w procesach przetwarzania i gromadzenia danych (co do zasady szkolenia w powyższym zakresie prowadzi IOD);
  8. wyznaczenie i powołanie IOD.

Do zadań dyrektorów/managerów, w tym w szczególności właścicieli biznesowych dla poszczególnych procesów przetwarzania danych, należy:

  1. nadzór nad przestrzeganiem zasad i procedur składających się na PODO w pracy kierowanego działu;
  2. promowanie i wymaganie postaw zgodnych z zasadami bezpieczeństwa danych osobowych przyjętymi w Jastim, w tym reakcja na wszelkie wykryte nieprawidłowości;
  3. przekazywanie, bezpośrednio po wykryciu naruszenia ochrony danych osobowych, stosownej informacji o takim naruszeniu do ……………………, Zarządu oraz IOD (uwaga – w przypadkach szczególnych Jastim ma obowiązek zgłosić naruszenie do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych i ma na to 72 godziny liczone od wykrycia naruszenia, stąd reakcja dyrektora/managera musi być niezwłoczna); informacja taka powinna zawierać:
  1. identyfikowanie podatności i zagrożeń dla nadzorowanych procesów przetwarzania danych i przekazywanie w tym zakresie informacji do Działu IT oraz IOD;
  2. uczestniczenie w procesie oceny i postępowania z ryzykiem, które odnosi się do nadzorowanych przez danego dyrektora (lub innego właściciela procesu) procesów przetwarzania danych;
  3. współpraca z innymi podmiotami i osobami odpowiedzialnymi za bezpieczeństwo danych osobowych w Jastim.

Do zadań Działu IT oraz pracowników i współpracowników Działu IT, oprócz tych, które zostały wprost wskazane w PODO albo jej załącznikach, należą:

  1. dbanie o poprawne i efektywne działanie administrowanych systemów teleinformatycznych;
  2. opiniowanie zgłoszeń w zakresie potrzeb dotyczących rozwoju systemów teleinformatycznych;
  3. uczestniczenie w identyfikacji i ocenie ryzyka związanego ze środowiskiem teleinformatycznym;
  4. uczestniczenie w procesie oceny i postępowania z ryzykiem;
  5. wdrażanie odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych odpowiadających zidentyfikowanym w trakcie oceny ryzyka zagrożeniom;
  6. świadczenie wsparcie technicznego dla użytkowników systemów teleinformatycznych;
  7. wykonywanie i/lub nadzorowanie procedury backupu danych osobowych (sporządzania kopii awaryjnych);
  8. reagowanie i podejmowanie stosownych działań w odniesieniu do wykrytych incydentów naruszenia ochrony danych osobowych;
  9. na wniosek ……………………….. nadają użytkownikom prawa dostępu do systemów teleinformatycznych;
  10. uczestniczenie w przygotowaniu propozycji zakresu testów, dokonywanie instalacji i uczestniczenie w testowaniu nowych wersji oprogramowania w środowisku testowym;
  11. sporządzanie zapotrzebowania na oprogramowanie, sprzęt i usługi związane z technicznymi aspektami ochrony systemu teleinformatycznego;
  12. dokonywanie i/lub nadzorowanie bezpiecznej eliminacji wycofanych z użytku systemów i komponentów infrastruktury teleinformatycznej;
  13. odpowiedzialność za ciągłość działania systemów i infrastruktury teleinformatycznej oraz łączy teleinformatycznych;
  14. dbanie o właściwe wyposażenie lokalizacji zapasowych (o ile występują), a także odpowiednie zabezpieczenie zasobów awaryjnych;
  15. monitorowanie dostępności systemów teleinformatycznych;
  16. odpowiedzialność za odtworzenie danych osobowych z kopii awaryjnych;
  17. sprawowanie nadzoru nad działaniem zewnętrznych dostawców usług w zakresie jakości i przestrzegania standardów bezpieczeństwa danych osobowych w zakresie czynności technicznych realizowanych w związku z wykonaniem umów.

Szczegółowe zadania i status IOD zostały określone w dokumencie “Zadania i status Inspektora Ochrony Danych” stanowiącym załącznik nr 1 do PODO. Szczegółowy opis kompetencji określonych osób w systemie ochrony danych osobowych został określony w dokumencie “Schemat osób funkcyjnych w systemie ochrony danych osobowych” stanowiącym załącznik nr 2 do PODO.

Do zadań użytkowników, oprócz tych, które zostały wprost wskazane w PODO albo jej załącznikach, należą:

  1. przestrzeganie zasad określonych w PODO i wskazanych w niej załącznikach;
  2. zapewnienie poufności w stosunku do wszystkich danych osobowych przetwarzanych w Jastim;
  3. zabronione jest rozpowszechnianie danych osobowych podlegających ochronie;
  4. obowiązek zachowania poufności danych osobowych w Jastim w zakresie związanym z wykonywaniem przez pracowników i współpracowników zadań dla Jastim/ nie wygasa po ustaniu stosunku pracy/współpracy.

Rozdział 7. Zasady korzystania z przydzielonego sprzętu służbowego i elektronicznych nośników informacji oraz regulamin pracy zdalnej

 

Szczegółowe zasady korzystania z systemów informatycznych oraz z przydzielonego sprzętu służbowego, elektronicznych nośników informacji oraz regulamin pracy zdalnej stanowi załącznik nr 3  do PODO.

Rozdział 8. Kontrola dostępu

 

Szczegółowa polityka kontroli dostępu do urządzeń, baz danych, oraz systemów została opisana w poniżej wskazanych dokumentach:

Rozdział 9.  Korzystanie z systemów informatycznych, poczty elektronicznej oraz tworzenie kopii zapasowych

 

Szczegółowe procedury dotyczące korzystania z systemów informatycznych, poczty elektronicznej oraz tworzenia kopii zapasowych:

Rozdział 10. Relacje z dostawcami, którzy uzyskują dostęp do danych osobowych Jastim

 

Szczegółowa procedura ochrony danych osobowych w relacjach z dostawcami Jastim stanowi załącznik nr 8 do PODO.

Rozdział 11. Sposób postępowania przy naruszeniu ochrony danych osobowych

 

Szczegółowa procedura dotycząca zgłaszania naruszeń / zarządzania zdarzeniami związanymi z bezpieczeństwem danych osobowych (zasady dotyczące zgłaszania incydentów) stanowi załącznik nr 9 do PODO.

Rozdział 12. Prawa podmiotów danych osobowych

Szczegółowa procedura obsługi wniosków podmiotów danych stanowi załącznik nr 10 do PODO.

Rozdział 13. Nadawanie upoważnień do przetwarzania danych

Szczegółowa procedura dotycząca nadawania upoważnień do przetwarzania danych osobowych stanowi załącznik nr 11 do PODO.

Rozdział 14. Projektowanie nowych procesów

Szczegółowa procedura dotycząca projektowania nowych procesów stanowi załącznik nr 12 do PODO.

Rozdział 15. Retencja danych

Wytyczne dotyczące wewnętrznych okresów przechowywania danych stanowią załącznik nr 13 do PODO.

Rozdział 16. Szkolenia i edukacja

 

 

Rozdział 17. Audyt

 

  1. osoby zatrudnione na stanowisku audytora wewnętrznego;
  2. IOD;
  3. podmioty zewnętrzne za zgodą Zarządu Jastim.
  1. przegląd wszystkich lub poszczególnych procesów;
  2. analizę stosowanej w organizacji dokumentacji w odniesieniu do wszystkich lub poszczególnych procesów;
  3. analizę kluczowych dokumentów, do prowadzenia których zobowiązany jest Jastim (rejestr upoważnień, rejestr podmiotów przetwarzających, rejestr czynności przetwarzania, rejestr kategorii czynności przetwarzania, rejestr naruszeń).

Rozdział 18. Przegląd i aktualizacja PODO

   IV.            Załączniki

Integralną częścią niniejszej polityki są następujące załączniki: